Fazer um inventário de estoque é uma tarefa que demanda muito trabalho, planejamento e disciplina.
A união de um planejamento afiado e boas práticas podem te ajudar a fazer uma execução mais fluida a curto prazo, e eventualmente te ajudar a ter uma melhor gestão de estoque a médio e longo prazo, te livrando de possíveis dores de cabeça.
É fundamental saber tudo que você tem armazenado na sua loja, quais produtos precisam ser comprados e quais estão ficando estagnados e necessitam de uma nova abordagem e estratégia para aumentar as vendas.
Separamos um passo a passo para te auxiliar a planejar e executar melhor o inventário de estoque da sua loja. Vamos lá?
1. Defina o dia em que será feito o inventário
A execução de um inventário de estoque é uma tarefa trabalhosa e precisa de muita atenção para que os dados inseridos estejam corretos. Por isso definir uma data e horário é extremamente importante.
A sugestão é que o inventário seja feito fora do horário de funcionamento comercial, com o estabelecimento de portas fechadas, uma vez que durante sua execução há uma grande movimentação de produtos e os registros do inventário precisam corresponder aos dados reais.
Sendo assim, defina um ou dois dias que a loja possa estar fechada sem fluxo de clientes, para que todos os produtos existentes no estabelecimento sejam contados.
2. Identifique a loja em setores
Para que a contagem e a localização de produtos se tornem mais fáceis de serem feitas, o ideal é que as peças sejam separadas por setores de acordo com a disposição de sua loja.
Exemplo:
- Setor A = prateleira 1
- Setor B = mesas centrais
- Setor C = armário 1
Os setores podem ser identificados com post-its para facilitar no momento em que as peças forem bipadas e registradas no inventário. No sistema você poderá cadastrar os mesmos setores nomeados em sua loja para caso haja alguma divergência você possa localizar no espaço físico mais rapidamente.
Portanto, a bipagem também deve seguir uma regra: a sugestão é que seja feita da esquerda para a direita e de cima para baixo. Isso torna todo fluxo mais eficiente para toda a sua equipe, tornando a execução do inventário mais rápida e certeira, diminuindo os erros.
3. Mantenha o estoque organizado
Para que a sua gestão de estoque seja eficiente, temos algumas dicas de organização, como:
- Dividir o espaço físico para estocagem de cada tipo de mercadoria.
- Manter as etiquetas dos produtos visíveis sempre facilitará a identificação do produto no estoque.
- Identificar cada espaço de armazenamento, enumerando, por exemplo, as prateleiras e as gavetas. Assim fica mais fácil localizar cada produto, tornando mais eficaz e otimizada a operação da loja no dia a dia.
Lembre-se que ter um estoque bem gerido é vantajoso também para evitar uma expansão de espaço físico desnecessária, uma vez que deixando-o organizado, o local é aproveitado de uma forma mais satisfatória, utilizando toda a área útil do espaço, e o empreendimento evita outros gastos.
Leia: Como o inventário de estoque para varejo de moda pode auxiliar nas vendas após fim de ano
4. Desenvolva um método de contagem eficiente
Essa é a etapa fundamental da criação de um inventário para o estoque. O ideal é que cada produto seja contado um a um. Apesar de mais trabalhoso, esse método evita que valores sejam registrados de forma incorreta, diminuindo a probabilidade de erros.
Dica:
- Um dia antes do inventário da loja, coloque para fora as etiquetas de todos os produtos que estão expostos na loja (araras, prateleiras, etc).
- Assim, o momento da bipagem/contagem será muito mais rápido.
Outro ponto muito importante é trabalhar com um mínimo de 04 pessoas na equipe:
- O Bipador, responsável por bipar as peças;
- O Apoiador, responsável por colocar e retirar as peças durante a bipagem;
- O Apoio no trânsito de mercadorias, responsável por trazer e devolver as peças para serem bipadas; e, por fim;
- O Apoio de araras e prateleiras, responsável por retirar e colocar as peças de volta nas prateleiras e araras.
No momento da contagem é crucial que a equipe esteja atenta, não fique conversando, nem mexendo no celular. Muitas vezes o inventário demora mais do que deveria porque a equipe se perde na organização e no foco.
Também é muito importante que exista uma recontagem, ou verificação dos dados registrados.
Uma forma de cruzar esses dados é deixar mais de uma pessoa encarregada da contagem e, ao final, como forma de se ter uma confiabilidade maior, cruzar os dados obtidos até que dois ou mais valores se equivalem. Caso não tenha mão de obra para fazer a recontagem, uma opção é conferir as divergências bipadas para mais ou para menos.
5. Revise o inventário
Tão importante quanto contar o inventário é revisar as divergências. Para que o inventário seja realmente eficaz é necessário que todos os dados relevantes estejam inseridos e tenham fácil acesso e identificação, assim fica mais fácil revisar e encontrar as diferenças.
Por isso, é ideal o uso de um software de gestão de estoque para tornar o processo mais eficiente, automatizado e confiável com:
- Alertas automáticos de divergências entre o estoque que estava no sistema e o que foi contado;
- Bipagem que alimenta todas as informações do produto sem que você precise digitar uma a uma.
Uma loja que tem em média 1.500 produtos e faz um processo de inventário digitando ou anotando um a um, pode gastar mais de 7 dias para concluir o inventário.
Com o sistema CRIAR VAREJO , através da bipagem é possível fazer a contagem de 800 peças por hora, ou seja, em 2 horas você conclui um inventário de 1.500 peças não atrapalhando sua rotina de vendas.
As informações após o inventário devem ser mantidas sempre atualizadas e bem controladas, com fluxos de entradas e saídas de produtos para que na próxima contagem não haja divergências.
Agora que você já sabe como fazer um inventário de estoque, que tal aprender tudo que você precisa saber sobre gestão de estoque para não perder dinheiro?
