Gerenciar uma loja física de roupas e acessórios representa um grande desafio para varejistas.

Poucos negócios são tão amplos quanto o varejo de moda, com variações de estilos, linguagens e materiais, além das variações de estação e as trocas de coleções. Isso representa um grande leque de possibilidades para quem quer abrir e fazer uma boa gestão de loja de roupas e acessórios.

Porém, o empreendedor desse tipo de negócio deve ter também a consciência de que este, além de um grande campo de possibilidades, representa também um modelo de negócio dos mais competitivos!

Para se colocar no mercado de forma mais segura e assertiva o empreendedor do varejo de moda deve ter em mente estratégias e conhecimentos para saber como administrar uma loja de roupas, gerando interesse e fidelização dos seus clientes.

1. Plano de Negócio – Loja de Roupas e Acessórios

Um dos primeiros passos para montar uma loja de roupas é fazer um plano de negócio. O plano de negócios te possibilita ter uma visão geral do seu empreendimento, facilitando a previsão de desafios e oportunidades e reduzindo a margem de erros ao longo do seu percurso.

Isso aumenta as chances de sucesso do negócio, pois permite ao empreendedor uma visão mais precisa do potencial da sua ideia. O plano de negócio deve conter toda a elaboração do empreendimento, constando desde as definições estratégicas do negócio até as definições práticas.

O ponto inicial é entender qual o seu público-alvo, pois isso afeta diretamente quais tipos de roupas e acessórios se pretende vender em sua loja. 

Além disso, é importante ter também conhecimento sobre formas de precificação e descontos e as relações disso com a lucratividade desejada, as margens de contribuição e impostos entre diversas outras questões.

E para ajudar no gerenciamento das lojas de roupas e acessórios nós elaboramos este guia completo de rotinas administrativas de uma loja de roupas em 7 tópicos principais:

1. Espaço físico da loja
2. Gestão de compras da loja
3. Gestão de estoque da loja
4. Gestão de vendas da loja
5. Fiscal e financeiro da loja
6. Gestão de pessoas
7. Análise Gerencial da loja

a) Espaço Físico

Se o seu negócio é uma loja física de roupas e acessórios, o contato mais importante do seu cliente com a sua marca é na loja!

Portanto o ambiente desta loja deve ser agradável e atrativo para o seu público-alvo. É importante que o seu cliente sinta-se confortável na sua loja e queira permanecer ali.

Que seja um lugar convidativo e aconchegante para o seu cliente. Assim ele terá mais interesse em estar ali, conhecer e experimentar os produtos e, por consequência, comprar mais!

Para que a sua loja se torne este lugar de estar e não apenas um lugar de passagem, é importante se prestar atenção em alguns detalhes da ambientação: a localização, o mobiliário, os manequins, a expografia, a temperatura, o visual merchandising e até a música do ambiente.
Você já se perguntou “o que o ambiente da sua loja comunica para o seu cliente”?

b) Localização

Segundo o guia de ideias de negócios do SEBRAE “ o melhor ponto não é, necessariamente aquele que proporcionará o maior faturamento, e sim aquele que trará o melhor resultado”. 
Mas o que isso quer dizer?

Quer dizer que para definir a localização do seu negócio é importante você fazer uma análise profunda não apenas o fluxo de pessoas nas proximidades – que realmente é algo importante a ser analisado, mas não deve ser o único para sua decisão.

Deve-se levar em consideração os custos de manter a sua loja em determinada localização, desde o investimento inicial (reforma inicial, comunicação, etc.) aos custos operacionais (aluguel, condomínio, impostos daquela região). 

Colocando todos os fatores na balança você poderá chegar à conclusão de que um local se tornou um ponto melhor para o seu negócio do que outro.

Algumas perguntas para se fazer na hora de escolher a localização da sua loja

• Onde seu público gosta de ir? 
• É um lugar central ou fica em um bairro residencial? 
• Ali passa muita gente durante o dia, ou a loja está em um lugar mais ermo? 
• O fluxo de pessoas ali já existe ou você teria que atrair o público para a região?
• Quem são as pessoas que frequentam aquela região? Essas pessoas são o seu público-alvo?

É necessário analisar e identificar o perfil sócio-econômico da população que frequenta aquela região onde você quer instalar a sua loja (faixa etária, renda, nível educacional), os seus hábitos de consumo e interesse pelo seu produto. Além de aprofundar alguns outros pontos como:

• O que há no entorno?
• Há outros comércios nas proximidades ou a loja está situada em uma região residencial? 
• A loja fica dentro de um shopping, de um centro comercial ou de “portas pra rua”? 
• Há concorrentes naquela região? Como se dá esta concorrência?
• É um lugar convidativo para fazer compras?

O fato de haver concorrência na região onde você deseja instalar a sua loja não é, necessariamente, um fator negativo; pelo contrário, verifica-se que, muitas vezes, a grande concentração de lojas de um mesmo segmento em uma região pode transformá-la em um pólo de compras deste tipo de produto.

Porém, deve-se refletir também se ainda há espaço de mercado na região ou se o mercado de roupas e acessórios ali já está saturado.

• Tem espaço para mais uma loja do segmento de moda na região?
• É um local de fácil acesso? 
• Há pontos de ônibus, ou estacionamentos por perto? 
• É um local fácil para embarque e desembarque de passageiros?

Essas são algumas questões importantes para se pensar quando você vai abrir uma loja de roupas, pois a resposta a cada uma dessas perguntas te obrigará a criar estratégias diferentes de captação e fidelização de público.

Uma última coisa a se pensar, mas não menos importante: não deixe de procurar a legislação local. Na maioria das cidades as atividades econômicas são regulamentadas pelo Plano Diretor Urbano, que determina qual o tipo de atividade que pode funcionar em cada endereço.

A consulta do local do seu interesse junto à prefeitura deve ser um dos primeiros passos para a definição da localização da sua loja.

c) Infraestrutura

Você já ouviu falar que “a primeira impressão é a que fica”?  Mesmo que você não concorde com esta expressão, você há de concordar que o ambiente da sua loja interferem diretamente na experiência do seu cliente naquele espaço e pode ser considerado, inclusive, uma ferramenta de vendas, construindo uma imagem da sua marca para o consumidor.

Um ambiente acolhedor e confortável; vibrante e ousado; moderno e tecnológico… Com cara de “casa de vó” ou parecendo que você embarcou numa “viagem para o futuro”… Essas são algumas das descrições possíveis setores de uma loja de roupas e tudo vai depender de como você criou o seu espaço.

Sabendo quem é o seu público-alvo, você poderá criar ambientes que dialoguem visualmente com os interesses desse público, indo do mais tradicional ao mais contemporâneo. 

• Comece pensando no mobiliário: 
  
  Existem diversas empresas especializadas em criar mobiliários e projetos visuais para pontos comerciais, que ajudam o lojista a traduzir visualmente os anseios dos seus clientes, pensando também na otimização do espaço, para melhor atender às suas demandas.
  
• Quais as cores do seu projeto?
  
  A escolha das cores faz parte da sua identidade visual e comunica diretamente ao seu cliente. Cores mais quentes ou mais frias, mais claras ou mais escuras, tons pastéis, vibrantes ou neon, ou oturos. Tudo isso faz parte da criação de um ambiente que deve dialogar com o seu objetivo, te ajudando a atrair (ou repelir) o seu público-alvo.
  
• A iluminação também é um fator relevante para a construção do ambiente:
  
  A luz pode ser mais baixa, mais colorida, mais sóbria, etc. Em diálogo com as cores e com o mobiliário escolhido, a iluminação é a “cereja do bolo” na criação visual do ambiente da sua loja. Além da sua importância funcional, deixar o ambiente claro e os objetos visíveis, o efeito da luz no ambiente pode provocar sensações, dar foco à algo, e estimular diferentes ações em usuários de um determinado espaço.
  
• A ambientação da sua loja também pode atrair outros sentidos, não apenas a visão:
  
  A audição é um sentido importante na criação de ambientes. A música é também um fator relevante na construção de uma ambientação, ajudando o visitante daquele espaço a se “desconectar” do externo e se envolver com o que está ali dentro. Conhecendo o seu público-alvo você pode, também, escolher músicas que ajudem a atrair o seu público para o ambiente da sua loja, mas cuidado, o volume do som também interfere nessa experiência!
  
• Outro sentido explorado por algumas lojas de roupas e acessórios é o olfato: 
  
  Alguma lojas apostam nesse sentido para proporcionar uma experiência agradável ao seu cliente. Você já deve ter entrado, ou passado em frente a uma loja da marca de sapatos Melissa, não? E após sair da loja, toda vez que você sente um cheiro de chiclete de morango, é possível que tenha se lembrado dela, não?!
  
• Então, talvez, valha a pena pensar em: qual o cheiro da sua loja? 
  
  Todos os fatores para se criar um ambiente atrativo e agradável para a experiência do consumidor na sua loja tem haver com um ferramenta de marketing chamada
  
• Visual Merchandising. O profissional de visual merchandising vai utilizar estratégias visuais e sensoriais para criar a identidade de uma marca/loja, interferindo diretamente na forma com o consumidor a percebe. 
  
  Isso vai muito além de se montar uma vitrine bonita, pois, ao montar uma vitrine este profissional vai levar em consideração não apenas a beleza estética, mas quais os pontos fortes de cada peça exposta, conduzindo o olhar do espectador, chamando atenção para tais pontos.
  
  O visual merchandising engloba não apenas o ambiente físico da loja, mas a identidade daquela loja, todas as escolhas relacionadas à sazonalidade:
  
• Escolhas de eventos e ciclos das estações;
• O valor percebido pelos clientes (que vai muito além do preço da peça em si),
• As tendências da moda e toda a curadoria da loja;
• Foque sempre na experiência do seu consumidor.

2. Gestão de Compras da Loja

Um dos grandes desafios do varejo de moda é a gestão de compras. Onde, quando, quanto e de quem comprar são questões muito importantes para os lojistas de moda. E para não errar na gestão das compras é necessário se planejar!

O planejamento das compras é tão importante quanto vender! É esta gestão que evita que faltem mercadorias para vendas ou que sobrem mercadorias encalhadas. 

Isso engloba o conhecimento das tendências e do calendário da moda, que te ajudará a definir quais tipos de peças você deve comprar, deixando essas escolhas mais próximas da sua realidade de vendas para o período.

Isso também te ajuda a definir a frequência das compras, que irá variar também, dependendo do seu segmento: fast fashion ou slow fashion.

a) Seleção de Produtos e Fornecedores da Loja de Roupas

Para não errar na escolha dos produtos e fornecedores é muito importante você conhecer o histórico de vendas e o preço médio por peça da sua loja, afinal, não conseguimos gerenciar aquilo que não conseguimos medir.
Algumas perguntas podem te ajudar a ter uma consciência do seu histórico:

• Qual produto da sua loja tem mais saída? E qual tem menos?
• Qual produto te dá uma margem maior? 
• Qual a média de valor que o cliente da sua loja costuma gastar? 
• Quais marcas tem mais saída? 
• Peças muito caras vendem? E as muito baratas?

Tenha claros para você esses dados de venda, por tipos de produto e também por marca. Assim você saberá a prioridade de cada tipo de produto e de cada marca com a qual você trabalha, te ajudando a definir o que comprar e, por consequência o que NÃO comprar.

Isso facilita na hora de escolher entre produtos semelhantes de marcas diferentes e também a ver aqueles produtos que definitivamente não agradam o seu público-alvo.

b) Seleção de produtos por coleção

Apesar de roupas não serem produtos perecíveis, a moda é! Por esta razão é importante conhecer e acompanhar as tendências, ter conhecimento do calendário da moda e se preparar para as mudanças de coleção, com base nas mudanças de estação.

Leia também: Como planejar a sua loja para as estações

Como a moda muda bastante, com um calendário mais ou menos semestral, é importante entender quais são as peças-chave do seu estoque, ou seja, aquelas que não estão tão suscetíveis às variações da moda e podem ser usadas em diversas ocasiões.

Essas são as peças que você pode continuar a vender pelo preço cheio, independente da troca de coleção.  E também as peças “fast fashion”, que são tendências rápidas e que te possibilitam apresentar uma “sempre novidade” ao seu cliente.

Este modelo te permite um estoque menor, mas te exige compras menos espaçadas e mais pontuais. Porém, esse tipo de peça, caso não seja vendida, dificilmente terá saída a preço cheio após a baixa, a não ser em grandes promoções e liquidações.

c) Estratégia para Comprar 

Toda essa análise de produtos, marcas, tendências e comportamentos do seu cliente te ajudam a fazer uma previsão de vendas e a criar uma estratégia para as compras de produtos. 
Outro passo importante é acompanhar o movimento da inflação.

Com todos esses dados em mãos é possível analisar os resultados e modificar as estratégias, quando necessário. Lembre-se, é quase impossível ter resultados diferentes fazendo sempre a mesma coisa. 
Se sua estratégia estiver dando certo, é importante saber porquê, para manter ou potencializar.

Quais os fatores principais para esse sucesso? Mas se ela estiver dando errado, é importante também entender quais os principais pontos que precisam ser mudados e agir sobre esses pontos.

Ter um sistema de gestão da loja é essencial para ter essas informações rapidamente para tomada de decisão. Conhecendo seus pontos fortes, os produtos preferidos pelos seus clientes, suas peças-chave, você saberá também onde seu negócio necessita de mudanças.

Tenha uma política de precificação e estabeleça políticas de desconto, avaliando se o produto antigo vai atrapalhar ou não a venda dos novos produtos. Planejamento e estratégia são as palavras de ordem para não errar nas compras!

3. Gestão de Estoque

 A gestão do estoque, ou a falta dela, interfere diretamente na relação com os clientes, com a gestão das compras e com a lucratividade da loja.

Mas, muitas vezes, por falta de conhecimento ou de organização, esse controle é deixado de lado, gerando perdas e prejuízos aos lojistas.

Para evitar os erros mais frequentes na gestão do estoque da sua loja, você deve ficar atento a alguns pontos importantes para administrar uma loja.

a) Entradas X Saídas

O controle de entradas e saídas de produtos é o primeiro passo para uma boa gestão do seu estoque. Isso evita o acúmulo de peças, ou a falta de peças, gerando desgaste com o cliente. 

Além disso, o controle dos fluxos de entradas e saídas do estoque te possibilita calcular o giro das mercadorias, prever e organizar melhor as suas compras, reduzir perdas por roubos e também negociar em melhores condições com seus fornecedores.

Mas, como fazer este controle pode ser feito de diversas formas, utilizando materiais mais simples, como um caderno ou planilhas de Excel – o que lhe demandaria planilhas bem detalhadas e muita organização para não lhe escapar nada – ou, nas melhores condições, utilizando um bom sistema de gestão de loja.

Os passos mais importantes para se fazer um bom controle de entradas e saídas são:

• Identificação de todos os itens e quantidades existentes em estoque. Deve-se criar uma regra de identificação simples de ser seguida e que facilite no hora de procurar um produto. Uma boa maneira de fazer isso é realizando o cadastro automatizado utilizando arquivo XML da NF-e. Assim é possível cadastrar e categorizar todos os produtos.
  
• Categorização dos produtos na entrada (por tipo, material, tamanho, etc.). Quanto mais detalhada e específica esta classificação, maior controle você terá sobre seu estoque e mais otimização no tempo de busca de um produto.
  
• Treine seus funcionários para que este controle seja feito da melhor forma para sua loja e para que todos saibam executar este controle. É importante que eles conheçam o processo desde o registro das entradas e categorização dos produtos às análises periódicas de inventário.
  
• Coloque a gestão do estoque como parte da rotina da sua loja e faça revisões das entradas e saídas.
  
• Faça inventários periodicamente na loja.
  
• Ao escolher um software de gestão, busque um sistema que atenda às demandas da sua loja. Coloque na balança o custo-benefício em relação às ferramentas oferecidas.
  
• Dê preferência a um sistema especializado em gestão de lojas de roupas e acessórios.

4. Inventário da Loja de Roupas

A realização de inventários periódicos é uma das práticas que garante um bom controle de entradas e saídas na gestão do seu estoque.

A verificação periódica dos inventários permite ao lojista perceber e agir rapidamente diante de eventuais problemas, antes que essas falhas prejudiquem o funcionamento da sua loja.

Alguns pontos podem ser identificados e merecem atenção na hora de se fazer um inventário: falhas nos procedimentos de entradas e saídas, estoques negativos, relação de notas fiscais e perdas por fraudes ou roubos. 

Para evitar esse erros comuns, mas muito prejudiciais para a gestão de uma loja de roupas e acessórios, o ideal é que as peças sejam contadas uma a uma, diminuindo a probabilidade de erros e evitando que os valores sejam registrados de forma incorreta.

É importante se criar um método para este procedimento e seguir o passo-a-passo para se fazer o inventário.

Leia também: 5 Dicas para Inventário de Estoque de Loja de Roupas

Algumas dicas para a criação desta rotina na loja são:

1. Mantenha o estoque sempre organizado e setorizado;
2. Defina um dia e a periodicidade para a realização deste procedimento;
3. Prepare a loja e a equipe para fazer o inventário: 
   • coloque as etiquetas dos produtos expostos para fora, 
   • defina os papéis entre a equipe (quem fará o quê neste processo: quem coloca e retira as peças, quem faz o registro, quem devolve as peças pro lugar, etc.) 
   • oriente-os a ter atenção, evitando usar os celulares e conversas paralelas, durante o processo;
4. Verifique os dados registrados e/ou faça a recontagem das peças;
5. Confira as divergências. Esta ação é tão importante quanto a realização do inventário, afinal, durante o inventário podem ter sido contadas peças a mais ou a menos por engano ou distração.
6. Você pode criar um sistema de Inventário Rotativo, selecionando diariamente um item para ser recontado. Isso aumenta a velocidade na percepção de divergências;
7. Revise o inventário.

A eficácia do inventário de sua loja está diretamente relacionada aos dados coletados. É importante que todos os dados relevantes sejam registrados e que essas informações sejam de fácil acesso. 

Por essa razão, automatizar o processo de gestão de loja facilita os procedimentos, registrando os dados de forma mais confiável e eficiente, além de otimizar o tempo que se leva para realizar esses procedimentos.

a) Espaço Físico

Assim como você deve cuidar dos setores da sua loja para atrair e agradar o cliente, o ambiente do seu estoque deve ser cuidado e pensado, para facilitar os processos e evitar perdas por falta de organização e espaço. 

É muito importante planejar o ambiente e o armazenamento do estoque da sua loja para que ele dialogue com seus métodos de catalogação e identificação das peças. Isso facilita a execução desses procedimentos, a visualização do giro de mercadorias e o entendimento dos produtos com mais e com menos procura.

Organize o estoque de forma que você consiga visualizar as peças que você tem. Se você tiver condições, crie móveis planejados para o estoque, otimizando o seu espaço e de forma que o armazenamento não “esconda” as peças. Uma dica é utilizar estantes aramadas ou de vidro, com nichos, pois facilita a organização e a visualização do estoque.

b) Otimize o espaço

Você não precisa de um espaço gigantesco para ter um estoque suficiente para a sua demanda! Pesquise e entenda a melhor forma de dobrar e armazenar cada tipo de peça com a qual você trabalha.

Siga o exemplo de diversas lojas de roupas do mundo que tem inovado não apenas nos produtos expostos ao público, mas também nos bastidores, com estoques que colaboram com os processos.

c) Organização

Controlar, identificar, catalogar, registrar, treinar e acompanhar são algumas das ações de organização necessárias para que a gestão do seu estoque seja o mais próximo possível do ideal. 

Claro que isto não é uma tarefa fácil! Pelo contrário. Trata-se de um processo minucioso que exige cuidado e atenção.

Para que nada fuja aos seus olhos, a melhor forma é criar métodos e ter as melhores ferramentas para te ajudar na visualização dos resultados. A palavra-chave para uma gestão de estoque eficiente é: organização!
 

Leia também: Como é a Inovação nas Lojas de Moda no Brasil e no Mundo

5. Gestão de Vendas da Loja

Todos os esforços acima dependem e estão intimamente ligados à necessidade principal da sua loja (e de qualquer outro negócio do varejo): as vendas.

Por isso, a gestão das vendas é uma questão primordial para o sucesso da sua loja.

Antigamente a gestão de vendas era relacionada exclusivamente às formas de condução de venda, ou seja, na relação do vendedor com o cliente.

Porém, com a evolução comercial, percebeu-se a necessidade dessa gestão englobar diversas outras áreas, como a publicidade, o marketing, a distribuição do produto, pesquisa, precificação, etc. 

Dessa forma a gestão das vendas passou a ser a gestão do planejamento de metas, treinamentos, lideranças, recursos e estratégias da sua loja como um todo – visto que todos esses fatores podem interferir e impactar nas suas vendas.

a) Como começar a gestão de vendas da minha loja?

O primeiro passo para uma boa gestão de vendas é o PLANEJAMENTO. 
Observe sua equipe, esteja sempre de olho nos seus resultados. Avalie e reavalie as estratégias. Compare com resultados anteriores. Estude e planeje novas estratégias.

Estruture suas vendas, por produto e por cliente. Os vendedores devem ser especialistas nos seus produtos, entender de moda, combinações e conhecer o seu estoque. Sabendo tudo sobre os produtos eles terão total segurança em sua abordagem. 

Além disso, a empresa tem clientes com necessidades diferentes. Portanto, o vendedor deve conhecer bem as demandas para não correr o risco de taxar, rotular ou desagradar o cliente ao oferecer uma peça que não condiz com o seu gosto.

Forme e treine uma equipe de vendas eficiente. Uma boa venda depende, principalmente de um bom vendedor. Observe se seus vendedores são capazes de entender as necessidades do seu cliente e criar oportunidades de vendas. E, claro, acompanhe os resultados!

Leia também: Como treinar a equipe de vendas para gerar mais resultados

b) Datas comerciais e promoções

Para o varejo de moda as datas comerciais são importantes momentos para o crescimento das vendas ao longo do ano. Mas para que esse crescimento seja efetivo, é importante se planejar com antecedência!
Não se esqueça de aliar seu planejamento de vendas à logística de reposição do seu estoque ao se preparar para datas comemorativas, mudanças de estação, promoções e lançamentos de coleções.

Se for o seu caso (loja em shopping ou centros comerciais), alie suas ações promocionais às ações do comércio ao seu redor.

As principais datas comerciais para alavancar as vendas no varejo de moda são:

• Dia das mães
• Dia dos namorados
• Dia dos pais
• Black Friday
• Natal

Além, é claro, dos lançamentos de coleções primavera-verão e outono-inverno e liquidações para trocas de coleção.

Antecipe-se a essas datas e pense suas estratégias a partir da realidade da SUA loja.
 Ao planejar uma promoção, não se esqueça de focar no seu público-alvo, definir o objetivo e a duração da ação promocional, avaliar os custos dessa estratégia e divulgar nos meios corretos para atingir e captar o SEU público.

Leia também: Como lojas podem utilizar o Instagram para vender mais

c) Metas, comissões e incentivos

Estabeleça metas e cotas de vendas aos seus vendedores para incentivá-los a vender mais e melhor. Mas lembre-se, estabeleça metas baseadas em estudos dos históricos de vendas dos anos e meses anteriores e nos seus planos de investimento, crescimento e apresentação de novos produtos. 

Apresente metas alcançáveis! Metas MUITO elevadas pressionam os vendedores e, trabalhando sob pressão possivelmente eles não obterão os melhores resultados. Em contrapartida, metas muito baixas não os motiva. Estabeleça o meio-termo.

As metas podem ser baseadas no volume de vendas ou na margem de lucro (para isto eles devem ter ciência dos produtos com maior margem da sua loja).

Trabalhe a remuneração e a motivação da sua equipe, dando-lhes a oportunidade de agregarem ao valor do salário fixo uma comissão vinculada às vendas ou ao lucro da empresa, de acordo com as metas estabelecidas.

As comissões e incentivos são estímulos muito utilizados, mas deve-se ter a consciência de que apenas o dinheiro não garante o engajamento da sua equipe.

6. Relacionamento com o Cliente

Um fator primordial para a concretização das vendas é o relacionamento com o cliente. Este fator não diz respeito apenas a como o vendedor da sua loja trata o cliente e vice-versa, mas também todas as questões interpessoais presentes em uma loja física, incluindo a sua equipe entre si.

O relacionamento é, muitas vezes fator determinante na escolha do cliente por comprar ou não um produto da sua loja.

Portanto: treine a sua equipe! É importante que os seus vendedores tenham conhecimento das questões metodológicas relacionadas ao estoque, inventários e processos em geral, que já foram citados, além das informações sobre os produtos da sua loja e suas ações promocionais.

Porém, é igualmente importante que eles tenham informações sobre tendências de moda e consigam perceber os gostos do cliente. Sejam educados e cordiais, não apenas com o cliente, mas entre si. 

Faça com que a sua equipe tenha um bom reconhecimento de oportunidades, percebendo a necessidade do seu consumidor e oferecendo os melhores produtos para a solução desta “necessidade”. 

Tente atender às demandas do seu cliente com produtos que realmente o agradem, e não tentando “empurrar um produto goela abaixo” do seu cliente. O relacionamento com o cliente pode ser o diferencial da sua loja em relação à sua concorrência. Ensine aos seus vendedores a lidar com as objeções do cliente de forma agradável. 

Geralmente o cliente não comprará o produto imediatamente, mas irá ponderar, apresentando objeções em relação ao preço, cor, marca, tamanho, características do produto, condições de pagamento entre diversos outros fatores.

O vendedor precisa saber lidar com esta situação, negociando com o cliente, dentro das possibilidades da loja e desfazendo essas objeções, de forma tranquila e atenciosa.

a) Troca de Mercadorias

Segundo o código de defesa do consumidor, nenhuma loja física é obrigada a trocar uma mercadoria porque o cliente não gostou, o tamanho não serviu, a cor não agradou, ou porque o produto comprado (ou ganhado) não era exatamente o que o consumidor queria.

As trocas serão obrigatórias em caso de defeito do produto. Geralmente os lojistas aceitam fazer essas trocas para manter a fidelidade do cliente, o que, na maioria das vezes, realmente acontece. O pós-venda também é um fator crucial na relação do cliente com a loja.

Há estudos que afirmam que clientes que foram bem atendidos no pós-venda, conseguindo trocar com facilidade os produtos, costumam comprar novamente na loja e passam a recomendar a loja para outras pessoas.

Vale ressaltar que para o processo de troca ou devolução de um produto é importante, apesar de não ser obrigatório, que o cliente apresente o documento fiscal. Claro que isto depende muito da política da loja e, principalmente, do controle do estoque. Em alguns casos é possível efetuar a troca sem este documento.

Ao receber o documento o funcionário responsável deverá registrar a entrada da mercadoria e todo o processo de devolução do produto será feito com base nas informações constantes no cupom ou nota fiscal. 

Após esse primeiro processo, deve-se emitir uma nota fiscal de devolução. Isso informará ao sistema* que o produto retornou ao estoque e realizará a recuperação dos impostos destinados ao produto que foi devolvido.

*Esta função não está presente em todos os sistemas de gestão. Contrate um sistema que tenha esta função e não perca dinheiro nas trocas de mercadorias.

O sistema de Gestão de Lojas de Moda da Criar Varejo possui esta funcionalidade:

7. Fiscal e Financeiro da Loja

 A gestão de finanças e impostos de uma loja também é de extrema importância para a sobrevivência da empresa. Uma boa saúde financeira não significa apenas que a loja vende bem, mas que o que ela vende paga e supera os seus gastos, mantendo as contas em dia, porém, sem desfalcar o caixa da empresa. 

Parece óbvio, não? Mas esta tarefa exige muito planejamento e atenção. É necessário um controle de todos os compromissos assumidos pela empresa para não comprometer o seu caixa.

a) Contas a pagar e receber

Este é o primeiro passo para a saúde financeira da sua loja: o controle das contas a pagar e a receber. Para fazer este controle é imprescindível que você tenha registradas todas as despesas da sua loja.

Só assim é possível monitorar os pagamentos e se programar melhor, evitando atrasos que geram multas e a incidência de juros.

Um erro muito comum de lojistas de pequeno porte é misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Esse erro pode ser fatal para o seu negócio! Lembre-se que, em primeiro lugar, uma empresa deve começar a lucrar antes que o empresário comece a retirar os seus rendimentos.

Controle e Gestão Financeira da loja

Faça uma previsão das suas contas a receber, lembrando-se de não considerar como valor total uma venda feita parcelada. Por essa razão, facilite o pagamento antecipado, oferecendo vantagens aos clientes que comprarem à vista.

Mantenha um rigoroso controle das contas e tenha cuidado com a liberação de crédito, afinal, inadimplência ou pagamentos com prazos muito longos podem ser prejudiciais ao seu fluxo de caixa.
Mais uma vez: planeje-se!

Ter o controle de todas as contas a pagar e a receber permite ao lojista entender e visualizar os ciclos de pagamentos e recebimentos. Isso facilita na hora de negociar com fornecedores, permite equilibrar suas contas e evita comprometer o caixa com pagamentos que antecedem os recebimentos.

Qualquer erro na gestão financeira da sua loja pode comprometer a saúde do seu negócio. Portanto o controle sobre as contas a pagar e os recebimentos é um fator mais do que necessário para o sucesso da sua loja de roupas.

Um bom sistema de gestão te permite fazer a conferência periódica dos dados, avaliando e criando as melhores alternativas e estratégias. Além disso, te possibilita a organização necessária para negociar prazos com fornecedores da melhor forma para a rotina da sua loja. 

b) Fluxo de Caixa da loja

O fluxo de caixa é a relação das entradas e saídas de dinheiro da sua loja em um determinado período de tempo, medido geralmente mensalmente. Mas essas análises também podem ser feitas diariamente, a cada quinzena ou anual – com o objetivo de verificar se o ano foi positivo ou negativo. 

A análise do fluxo de caixa é o diagnóstico da saúde financeira da sua loja. É a partir disso que o lojista saberá quanto pode gastar e quanto tem para receber e prever a situação que se pode esperar para o período seguinte.

Um artigo publicado pelo SEBRAE a respeito do fluxo de caixa afirma que o seu objetivo “é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação, investimentos ou eventuais gastos.”

Cientes dessas informações, os lojistas conseguem tomar decisões com maior clareza, a respeito de investimentos, consignações, empréstimos e até sobre a repartição do lucro.

c) Capital de giro da loja

Podemos definir capital de giro como o dinheiro necessário para custear e manter o funcionamento da sua loja. Esse capital considera os estoques, as contas a receber, o caixa, o dinheiro na conta do banco. É esse capital que faz o seu negócio acontecer!

Desde o momento em que o dinheiro sai do seu caixa para a compra de produtos para o seu estoque até o momento em que o dinheiro volta para o seu caixa, com a venda do produto, qual o recurso usado para pagar as contas da sua loja: aluguel, impostos, contas de água, luz, internet, salários de funcionários, etc.?

Para que você consiga calcular adequadamente a quantidade de dinheiro necessário para manter as suas contas em dia, ou seja, o seu capital de giro necessário, é imprescindível você manter o seu controle financeiro atualizado.

Mas, como calcular o capital de giro necessário para minha loja?
Para início de conversa é necessário ter consciência de alguns prazos e valores:

1. calcule o prazo médio das suas contas a pagar;
2. calcule o prazo médio das suas contas a receber;
3. calcule a diferença entre esses prazos;
4. calcule o custo fixo mensal do seu negócio;
5. calcule (faça uma estimativa) o custo variável do seu negócio;
6. ciente dos valores dos custos (fixos e variáveis) faça uma média do custo diário para manter a sua loja;

Multiplique esse custo diário pela diferença entre o prazo médio das suas contas a pagar e a receber. Este é o capital de giro necessário para este período.

• calcule o valor de estoque mínimo que você precisa ter
• Some esse valor com o valor anterior e esta é a sua necessidade total de capital de giro.

Em outras palavras, podemos dizer que o capital de giro é a diferença entre o dinheiro disponível no caixa da sua loja e o valor das suas despesas.

d) Tributos da loja

Muitos empreendedores, ao montarem uma loja de roupas e acessórios, calculam apenas as possibilidades de ganhos do seu futuro negócio, sem calcular os gastos e pesquisar sobre os tributos relativos a esse negócio. 

Isso é um verdadeiro “tiro no pé”, pois, a falta de planejamento provoca o fechamento precoce de diversas lojas. Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), cerca de 22,3% dos estabelecimentos varejistas encerram as atividades antes mesmo de completarem 2 anos de existência.

Para não cometer esse erro, é importante pesquisar e se planejar.

Os 3 tipos de regime tributário mais comuns para o varejo no Brasil são: o SIMPLES Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Destes, o SIMPLES Nacional é o regime mais utilizado pelos varejistas e comerciários. 

Com esse regime o lojista paga uma alíquota única, calculada baseada no somatório dos faturamentos dos últimos 12 meses da loja. É importante estar ciente de que à medida que o faturamento cresce, o imposto também aumenta!

O principal atrativo do SIMPLES Nacional é o recolhimento de diversos impostos a partir de uma guia única, deixando o procedimento mais fácil e rápido.

Já a opção pelo Lucro Presumido, em que o imposto incide sobre o faturamento considerando uma previsão de lucro fixa, costuma acontecer após um crescimento efetivo do seu negócio. 

Esta é uma opção pouco utilizada por varejistas, pois na maioria das situações o SIMPLES Nacional é o sistema de tributação mais vantajoso para empresas com faturamento até R$4,8 milhões por ano.

Já a opção do Lucro Real, que é a tributação sobre o lucro realmente apurado do ano, é indicada para empresas com margem de lucro pequenas ou que estão operando em prejuízo, e instituições de cunho financeiro, que este regime é imposto por lei, como bancos, por exemplo.

Veja a diferença do Lucro Real para o Lucro Presumido neste vídeo aqui.

e) Emissão de Notas

Apesar de ser um procedimento ainda pouco valorizado pelos lojistas brasileiros, a emissão de notas fiscais é muito importante para todo negócio optante pelo SIMPLES Nacional, podendo gerar pesadas multas para o estabelecimento que estiver em situação irregular.

Além disso, pode parecer que a implementação do sistema de emissão de notas fiscais é algo complicado, mas na verdade esse documento facilita a rotina e pode simplificar a gestão da sua loja.

Isso que comprova que os tributos foram corretamente recolhidos e pagos, tornando-se uma comprovação da realização da atividade de venda da sua loja.

Em alguns lugares a emissão das notas fiscais ainda pode ser manual, mas a maioria dos estados já estão obrigando o uso da nota fiscal eletrônica. Os formatos eletrônicos mais utilizados pelo varejo no Brasil são: 

• NF-e (que é a nota fiscal eletrônica), que substitui em formato digital a nota fiscal de papel, contendo as mesmas informações que teriam na nota de papel.
  
• NFC-e (que é a nota fiscal de consumidor eletrônica), que é um sistema que automatiza a emissão de cupom fiscal. Esse tipo de nota efetiva a comunicação em tempo real de qualquer ação de venda do estabelecimento com o SEFAZ, permitindo ao cliente consultar os dados sempre que desejar.

A emissão de notas fiscais por meio eletrônico traz diversos benefícios, não apenas para o lojista, mas também para o cliente, para a sociedade, para a contabilidade e para o fisco. 

Esse procedimento reduz o consumo de materiais de escritório, diminui a quantidade de uso de papel, reduz as possibilidades de erros e retrabalhos. É prático, unifica processos facilitando o envio de documentos e extingue despesas de cartório.

Para começar a emitir notas fiscais por meio eletrônico você irá precisar de:

• Verificar o cenário geral da sua empresa e consciência de qual o seu regime tributário
• Certificado digital de Pessoa Jurídica
• Credenciamento da Secretaria da Fazenda
• Software emissor de nota fiscal  

8. Gestão de Funcionários ( Pessoas)

A gestão de pessoas vai além da contratação de profissionais ou da mediação de conflitos entre funcionários. É uma estratégia de liderança que ajuda o lojista a criar e identificar ferramentas para atrair, treinar e reter profissionais de talento em sua equipe de trabalho. A sua equipe é “a cara” da sua loja.

São eles que têm contato direto e diário com os clientes, apresentam os seus produtos e lidam com as rotinas e métodos necessários para o bom funcionamento da loja. Para que a sua loja de roupas tenha sucesso é importante formar uma equipe motivada, com bons executores e com uma liderança competente. 

Procure profissionais para que os rendimentos dos funcionários de uma loja comercial se torne algo positivo para o seu negócio. Avalie constantemente as abordagens dos seus funcionários, tomando cuidado para não gerar um clima de competitividade que pode criar um ambiente desagradável entre sua equipe.

Cuide para ter um ambiente positivo na sua empresa. Seus clientes vão perceber isso!  

a) Quem contratar?

Na expectativa de economizar, muitas empresas deixam de investir em uma equipe qualificada e no treinamento e qualificação dos seus profissionais. Essa economia pode acabar saindo muito caro! Para não errar na contratação da sua equipe você precisa ir além de uma simples análise de currículo. Conhecimento técnico e experiência não definem um bom colaborador.

• É preciso perceber o perfil comportamental do candidato e analisar se este perfil se encaixa com o perfil da sua loja. 
• Ele precisa compartilhar os valores da empresa e se identificar com os seus produtos. 

Mas fique atento, pois isso não deve vir “da boca pra fora”. Uma relação próxima com os produtos da sua loja ou com seu público-alvo podem fazer a diferença na hora de convencer o cliente a comprá-los.

Veja o exemplo da loja de óculos e relógios Chilli Beans. Seus funcionários expressam em sua atitude a identidade da marca. Isso vem desde o anúncio de contratação para trabalhar na rede.

Além disso é importante alinhar as expectativas, observar as habilidades práticas do candidato e entender um pouco do seu contexto de vida.

b) Cargos e Funções

É importante definir muito bem os papéis e as funções dentro da sua equipe. Cada funcionário deve saber o seu cargo e as funções relativas ao cargo que ele ocupa, alinhando as expectativas da empresa com as do funcionário.

Estabeleça metas relativas aos cargos exercidos e deixe claro para cada funcionário o que a empresa espera, quais as rotinas de cada função desenvolvida, as metodologias específicas da sua loja e como o funcionário deve agir em cada situação relativa à sua área.

Alguns dos cargos mais tradicionais, para que você comece a pensar a sua equipe:

• Gerente geral ou diretor – a pessoa a quem todas as lideranças se reportam. Quem “bate o martelo” dando a palavra final às decisões. Em lojas menores, esse cargo também corresponde à função de gerente administrativo, sendo também o responsável pelas contratações, pelas notas, compras, etc.
  
• Gerente de vendas – é a pessoa responsável pelo direcionamento das rotinas de venda. É quem lida diretamente com a equipe de vendedores e propõe estratégias para vender mais e melhor.
  
• Vendedores – em lojas pequenas, além da função das vendas diretamente falando, esses profissionais também realizam a função de repositores e estoquistas.
  
• Caixa – é importante que o profissional do caixa seja alguém de confiança e que saiba lidar com processos. Essa pessoa, em lojas menores, também pode ser o responsável pelo controle de estoque.

Lembre-se: alinhar expectativas evita frustrações e mal-entendidos!

c) Cultura organizacional

Esse termo “cultura organizacional” tem sido bastante utilizado atualmente e diz-respeito ao conjuntos de valores, missão, comportamentos, princípios e crenças da sua empresa. Ela traz unicidade para sua empresa, fazendo com que todos trabalhem em prol do mesmo objetivo.

Em resumo, podemos dizer que cultura organizacional é o jeito de ser da sua empresa. Uma loja de roupas com uma cultura organizacional bem definida vai atrair vendedores e clientes em consonância com esta cultura, possibilitando o crescimento e fazendo com que esta loja se destaque de outras. 

Ela pode ser percebida em questões visíveis, um ambiente de staff para os funcionários, mobiliário descontraído, uniformes despojados ou mesmo a ausência de uniformes. Porém, as questões invisíveis que permeiam a cultura organizacional de uma empresa de qualquer ramo são ainda mais importantes.

As decisões na sua empresa são tomadas de forma colaborativa ou de maneira hierárquica? Os funcionários são ouvidos pela liderança?

Como os conflitos são resolvidos, de maneira privada e individual, aberta e proativa ou são simplesmente abafados e ignorados? Os vendedores são tão respeitados quanto a liderança?

Os problemas são discutidos de forma transparente ou resolvidos pela liderança e repassados para os outros funcionários? A liderança é próxima e aberta aos funcionários ou distante e formal?

Todas essas questões permeiam de forma invisível, mas bastante notável, a cultura da sua loja. E não adianta instituir uma cultura apenas no papel. As tendências de comportamento de uma empresa geralmente perpassam os modos e comportamentos do seu líder (e/ou fundador).

d) Treinamento de Equipe

Para que todos os procedimentos, metodologias e rotinas necessários para o bom funcionamento da sua loja sejam absorvidos e bem aplicados pela sua equipe é muito importante o treinamento e a orientação constantes.

Além disso, é a partir dos treinamentos que os comportamentos idealizados na sua cultura organizacional são repassados para os seus funcionários.

Um dos maiores diferenciais que uma loja de roupas e acessórios pode oferecer é uma equipe bem treinada e preparada para lidar com o público, entre si e com o espaço e processos da sua loja.
Invista em diferentes tipos de treinamentos, como:

1. capacitações de vendas
2. geração de resultados
3. treinamentos de lideranças e gestão de conflitos
4. abordagem ao cliente
5. reconhecimentos de necessidades dos clientes
6. metodologias e processos internos (gestão de estoque, inventários, etc.)
7. criação e composição de vitrines
8. tendências de moda
9. relacionamento
10. visual merchandising

O investimento na capacitação dos funcionários retorna para a empresa tornando-a mais competitiva no mercado, aumentando as vendas pois gera maior engajamento e motivação da equipe. Além de demonstrar uma valorização das pessoas que integram o quadro de colaboradores. 

9. Análise Gerencial

 Uma das principais habilidades que os donos e gestores de lojas de roupas e acessórios deve ter é a capacidade de tomar decisões assertivas. A tomada de decisões pode interferir diretamente no sucesso ou no fracasso de uma loja.

Ações promocionais, escolha das datas comemorativas, momento certo para comprar e para liquidar, composição da equipe, expansão do negócio. Tudo isso passa pela tomada de decisão e conduzem para o aumento ou diminuição da produtividade, ou seja, das vendas.

Mas como se prevenir de decisões erradas e saber quais áreas precisam de mudança ou de maior investimento? Através de uma análise gerencial. Faça aqui um diagnóstico da gestão da sua loja.

Existem diversas ferramentas (planilhas, gráficos, relatórios) para a análise gerencial da loja com as quais os donos e gestores de lojas de roupas podem contar para sentirem-se mais seguros nos momentos de definições importantes para sua loja. 

As tecnologias têm se mostrado de grande ajuda nesse processo. Com ferramentas automatizadas em um software para gestão de lojas, como o CRIAR VAREJO, a estipulação e o monitoramento de metas através de análises dos índices e indicadores e da geração de relatórios pelo sistema ajudam o lojista nesse momento crucial para o seu negócio.

Com todos esses dados em mãos e suas atualizações periódicas o lojista consegue criar um planejamento estratégico voltado para as necessidades reais da sua loja.

a) Metas

Todo planejamento estratégico pressupõe metas tangíveis a serem alcançadas, estabelecendo prazos e resultados quantificados. Para o estabelecimento dessas metas, é importante também se pensar a estratégia a ser utilizada para que esta meta seja alcançada, afinal, ninguém consegue resultados diferentes fazendo exatamente a mesma coisa.

Além de estabelecer as metas, é importante que haja um monitoramento constante das etapas para o alcance das mesmas e a consciência de que, na prática, o planejamento deve ser mutável, pois a realidade não é estática, mas dinâmica. 

Para lidar com este dinamismo, o acompanhamento das metas deve ser constante e periódico, propondo o aumento das mesmas, quando se perceber que elas estão abaixo do nível indicado para o período e vice-versa.

b) Indicadores

Os indicadores gerenciais são ferramentas capazes de aumentar a produtividade, logo, as vendas, de sua loja. Sua função é medir os resultados de processos relevantes para a sua loja, objetivando mudanças e servindo de base para uma tomada de decisão importante.

Esses indicadores devem ser simples, porém relevantes, trazendo dados abrangentes e comparáveis para que se possa alcançar através deles o resultado esperado para sua loja.

Eles devem também fornecer informações sobre sua loja, sobre o seu cliente e sobre o funcionamento de cada setor. 
Alguns indicadores importantes para o varejo de moda:

• Ticket Médio de compras
• Tempo do produto em estoque
• Curva ABC de produtos
• Percentual de troca
• PA (Peças por atendimento)

Essas informações te permitem analisar, de acordo com as metas e objetivos estabelecidos no seu planejamento estratégico, perceber onde há a necessidade de uma mudança e ajudando a entender as possibilidades de estratégias de ação.

Esses medidores podem ser subjetivos e objetivos, além de indicadores estratégicos, indicadores de qualidade, indicadores de capacidade, de desempenho e produtividade.

c) Relatórios

Os relatórios gerenciais são documentos que apresentam a reunião de informações reais, atualizadas e úteis para que os gestores conheçam a sua realidade e consigam tomar decisões de forma assertiva para a sua loja.

Esses documentos devem trazer, de forma clara e simples, informações sobre o faturamento, as despesas, o crescimento e oportunidades para aumentá-lo, os gastos ou a necessidade de contenção dos mesmos, oportunidades de vendas e retornos de investimentos.

Esses dados possibilitam ao lojista se planejar para o futuro, pensar suas ações e elaborar estratégias de maneira mais eficiente.

Os relatórios gerenciais podem ser por área: financeiro, relatórios de satisfação, de crescimento, relatórios de controle, de vendas, o balanço patrimonial e orçamento empresarial. É imprescindível que esses documentos sejam objetivos e apresentem informações atualizadas, confiáveis e relevantes sobre a área. 

E para que não correr o risco de errar, a primeira etapa para a realização de um relatório é a elaboração de uma metodologia direcionada ao objetivo a ser alcançado, o que delimita também as informações necessárias para tal.

Elaborar um relatório gerencial pode tomar muito tempo do gestor e pode trazer erros de informações alimentadas manualmente. Por isso, torna-se essencial ter um sistema automatizado que gere os relatórios somente com alguns cliques, otimizando o tempo do gestor.

d) Reuniões

Em todo ambiente que envolve pessoas e tomadas de decisões ou resoluções de problemas as reuniões são necessárias. Bons gestores estão sempre fazendo reuniões. 
Mas como garantir que suas reuniões sejam produtivas, afinal, reuniões são sessões de trabalho. Nesses momentos é que são tomadas as decisões mais importantes para a sua loja. 

Por essa razão, não podem ser chatas e improdutivas. Isso significaria prejuízo para sua loja, visto que toma o tempo e a produtividade dos seus colaboradores. Por essa razão, elas devem gerar maior engajamento da sua equipe na resolução das questões.

Conduzir uma reunião de forma produtiva exige muita autodisciplina e empatia. Para que isto aconteça é eficaz decidir antecipadamente o tipo de reunião que será realizada e manter esse formato.

Além disso, uma reunião é realizada para que um problema seja resolvido. Portanto é importante definir as ações e tarefas necessárias para a resolução deste problema.
Em resumo, os pontos-chave para a condução de uma reunião “ideal” são:

• Planejamento e antecipação da pauta (o que será abordado);
• Controle de tempo;
• Foco. Atenha-se ao assunto da reunião;
• Convoque apenas as pessoas envolvidas no problemas ou aquelas que, de fato, podem contribuir para solucioná-lo;
• Ao final da reunião saia com um plano de ação com tarefas, datas e responsáveis por executá-las .

Lembre-se: a produtividade das reuniões interfere diretamente na produtividade da sua equipe!

Este guia tem o objetivo de ajudar você, lojista, a gerenciar a sua loja de roupas e acessórios de forma mais efetiva, organizada e utilizando as melhores ferramentas de gestão para o ramo do varejo de moda.

Planejamento, metodologia, treinamento e organização são as palavras de ordem para um negócio de sucesso! Bom trabalho e mãos à obra!

Baixe agora o nosso manual de rotinas administrativas de uma loja de roupas!